Es klingt banal, aber ein IT-Experte sollte Unternehmern nicht sagen, was sie genau für ihr Geschäft brauchen. Der Grund ist einfach – der Unternehmer kennt sein Geschäft am besten, nicht der allgemeine IT-Spezialist. Wenn sich der Unternehmer und „sein IT-Team“ verstehen, können interessante Synergien entstehen. Ein Beispiel dafür ist die Einführung von Aktenkoffern für Versicherungsagenten in den 80er Jahren. Diese Koffer enthielten einen batteriebetriebenen Taschencomputer, ROM-Module mit Programmen zur Berechnung von Prämien und einen Batteriedrucker, der es ermöglichte, Verträge direkt vor Ort zu drucken. Obwohl relativ gängige Komponenten verwendet wurden, war der Schlüssel zum Erfolg, dass der Auftraggeber die Bedürfnisse seiner Händler kannte und ihnen einen „magischen Koffer“ schuf, der exakt zu ihrer Arbeit passte.
Bei der Auswahl von Hardware für ein Unternehmen sollte man nicht mit der Suche nach „professioneller Hardware“ oder Anbietern beginnen, die Dienstleistungen wie „Next Business Day Service“ anbieten, bei denen ein Servicetechniker ins Büro kommt, um Geräte zu reparieren oder auszutauschen. Obwohl dies ein nützlicher Service sein kann, ist es entscheidend, zu verstehen, wie das Unternehmen funktioniert, was es tut, wo sofort automatisiert werden kann und wo in Zukunft Verbesserungspotenziale liegen. Basierend auf diesem Verständnis können wir geeignete Technologien definieren, die in ein funktionales Gesamtsystem – die Unternehmensinformationsinfrastruktur – integriert werden können.
Eine entscheidende Frage bei der Auswahl von Technologien ist die Größe des Unternehmens – nicht nur, wie groß das Unternehmen ist, sondern auch, wie es sich in Zukunft verändern wird. Die Bedürfnisse eines selbstständigen Unternehmers, wie eines Gaming-Streamers oder eines Anwalts, sehen anders aus als die Teamarbeit in einem kleinen Unternehmen, einem mittelständischen Unternehmen oder einem Konzern. Ein Konzern kann konventionell, durch Regularien und Regeln gebunden, oder modern und flexibel sein, basierend auf freier Zusammenarbeit von Teams auf der ganzen Welt.
Ein weiterer bedeutender Faktor ist die Unternehmensrigidität, also wie fest die Prozesse definiert sind. Zum Beispiel kann eine Fabrik, in der die Prozesse klar definiert sind – vom Rohstoffeingang bis zum Versand der Produkte – von standardisierten Lösungen und Verfahren profitieren, die eine Optimierung der Produktion, Logistik und Lagerhaltung ermöglichen. Ein Unternehmen, das auf die Zusammenarbeit verschiedener Teams weltweit angewiesen ist und dessen Aufträge sich häufig ändern, benötigt hingegen flexiblere IT-Lösungen.
Es ist immer wichtig, darüber nachzudenken, wie das Geschäft aussieht, wie das Unternehmen funktioniert, und basierend darauf entweder eigenständig oder in Zusammenarbeit mit IT-Experten Entscheidungen zu treffen. Diese sollten nicht „im Keller eingesperrt“ wie in der Serie IT Crowd sitzen, sondern die Möglichkeit haben, zu sehen, wie das Unternehmen funktioniert, und idealerweise an dem, was automatisiert werden soll, mitzuwirken. Dieser Schritt ist entscheidend, da selbst erfahrene Mitarbeiter ihre Arbeitsabläufe oft nicht genau beschreiben können, was die Automatisierung erschweren kann. Ein externer Blick, der Verbesserungen vorschlagen kann, sei es eine Änderung von Prozessen oder die Anpassung der Benutzeroberfläche eines Programms, kann allen Nutzern das Leben erheblich erleichtern.
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